Sidang atau rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Penguasaan tata cara persidangan/rapat mutlak dimiliki oleh para “pemain” organisasi. Kenapa? Karena dari sidang/rapat inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang terlibat di dalamnya, dan dari keterjebakan keputusan yang dihasilkan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:
1. Tempat/ruangan
2. Waktu
3. Agenda acara/pembahasan
4. Perlengkapan dan peralatan
5. Peserta
6. Tata tertib
7. Pimpinan sidang/rapat
8. Keputusan/kesimpulan sidang/rapat
Tempat Sidang. Perlu diperhatikan tempat berlangsungnya sidang/rapat yang memadai. Jangan melangsungkan pertemuan yang penting di tempat dimana tidak bisa berlangsung dengan baik karena persoalan gangguan, tidak nyaman, format atau posisi peserta, tidak tersedianya sarana penunjang dan sebagainya.
Waktu Sidang. Demi disiplin sidang faktor waktu mesti diperhatikan. Jangan sampai sidang berlangsung tanpa ada kepastian waktu, harus ditentukan durasi, dimulai dan diakhiri serta kapan waktu istirahat jika sidang berlangsung lama. Para peserta harus displin dengan persoalan waktu.
Agenda Pembahasan. Sebelum sidang/rapat berlangsung para peserta harus sudah tahu materi apa yang akan dibahas. Jangan sampai peserta menduga-duga maksud pertemuan, ketidakjelasan agenda pembahasan membuat sidang/rapat bisa ngelantur kemana-mana. Kalau tidak ada agenda yang jelas, maka itu kongkow-kongkow namanya, bukan bersidang:)
Perlengkapan/Peralatan. Siapkan apa saja perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan. Jika sidang/rapat berlangsung di tempat yang luas maka diperlukan pengeras suara. Dalam sidang formil perlu juga disiapkan palu untuk memutuskan/menetapkan hasil sidang/rapat.
Peserta. Siapa saja yang boleh mengikuti persidangan, dan apakah dibolehkan peninjau. Siapa yang punya hak bicara (menyampaikan pendapat) dan punya hak suara (membuat keputusan).
Tata Tertib. Harus diatur apa yang boleh dan tidak boleh, etika dan aturan main persidangan.
Pimpinan Sidang/Rapat. Pimpinan bisa dari pimpinan organisasi atau ditunjuk oleh peserta sidang. Tergantung dari jenis sidang/rapat itu sendiri. Pimpinan sidang/rapat haruslah orang yang mengerti teknik bersidang/rapat. Sukses atau gagalnya persidangan sangat ditentukan oleh keahlian dan kecakapan pimpinan. Banyak sidang berlangsung chaos dan amburadul karena kesalahan pimpinan. Pimpinan haruslah mempunyai sifat-sifat kepimpinan, berwibawa, peka, disiplin, bisa mengelola konflik, santun dan sifat-sifat positif lainnya. Pokoknya pimpinan harus bisa mengarahkan sidang ke arah keputusan secara efektif dan efisien.
Keputusan/Kesimpulan Sidang. Output product dari persidangan/rapat adalah keputusan atau menghasilkan kesimpulan. Keputusan yang dibuat tidaklah bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, diusahakan memuaskan semua pihak. Hendaknya keputusan yang dibuat mengedepankan asas musyawarah untuk mufakat, jangan langsung ambil voting. Voting adalah cara terakhir jika musyawarah-mufakat tidak tercapai.
Sewaktu para peserta pelatihan saya minta untuk mencoba simulasi sidang, banyak kejadian-kejadian lucu atau dramatis terjadi. Cara memegang palu sidang yang salah, pimpinan yang gagap atau bingung mengarahkan sidang, masuknya penyusup, suara kegaduhan, hingga sidang berlangsung chaos. Pada simulasi sidang tahun sebelumnya, saking chaos-nya, sampai-sampai pimpinan sidang diculik oleh suatu kelompok. Nah lho! Kalau pimpinan sidang diculik ‘gimana cara penyelesainnya?
Beberapa poin kunci yang saya catat kenapa sidang berlangsung kacau karena para peserta sidang tidak memperhatikan unsur-unsur sidang seperti yang saya sampaikan di atas. Sebelum sidang berlangsung, tidak ditentukan tata tertib sidang, waktu sidang, agenda pembahasan, penelusuran masalah, hingga siapa saja peserta sidang atau peninjau, siapa yang boleh bicara dan bersuara. Untuk sidang yang besar dan penting, perlu juga dibentuk tim pendukung sidang, seperti keamanan dan lainya untuk menjaga sidang dari hal-hal yang tidak diinginkan dan berlangsung dengan baik.
Contoh terbaik untuk belajar dan mengamati sidang sebenarnya adalah menonton sidang-sidang DPR/MPR kita. Banyak hal lucu dan mengecewakan terjadi, barangkali karena ketidak-tahuan mereka tentang tata-cara bersidang, atau malah sok tahu. Ada peserta sidang yang mencak-mencak, megang-megang mike sambil teriak-teriak, mengejar pimpinan sidang sambil ‘nunjuk-nunjuk dengan muka merah. Bukankah itu lucu, iyakan…? he..he..(HS)
Mandat & Agenda
1. Mandat Sidang
- Berasal dari traktat, dari pertemuan sebelumnya atau pertemuan-pertemuan lain, dll.
- Penentuan tema atau topik persidangan.
- Possible outcomes.
We have to be sure about one meeting’s mandate because sometimes they’re unclear and it could cause a problem for the participants.
International meetings aren’t always end up with quick solutions for the discussed issue. Sometimes it could take several meetings to solve the current discussed issue.
2. Agenda Sidang
- Dirundingkan atau disepakati sebelum sidang resmi dibuka.
- Kemungkinan bisa diamandemen pada waktu pembahasan agenda di awal sidang
- Pengesahan agenda
Rules of Procedure (RoP)
Antara lain mengatur:
a. Periode dan tempat sidang
b. Mekanisme pengambilan keputusan
c. Partisipasi
d. Representasi & kredensial (representasi dilakukan oleh representasi dari masing-masing negara peserta)
e. Bureau of the Meetings (dapat dipilih langsung, melalui konsensus, etc.)
f. Conduct of the Meetings.
Pelaksanaan Persidangan
1. Pemilihan pimpinan sidang (harus sesuai RoP)
2. Penyampaian statements dari para delegasi:
a. Statement umum
b. Statement khusus
c. Usul resolution, decision dan atau statement
d. Penyampaian usul resolusi tersebut
e. Penjelasan usul tersebut
f. Sponsor & co-sponsor
3. Pengambilan keputusan
a. Konsensus
b. Pemungutan suara:
i. Mengangkat tangan
ii. Berdiri
iii. Secret ballot
iv. Roll-call vote
v. Direct voting
4. Explanation of vote (before & after)
Before à to avoid the situation becomes hostile because usually after the meeting, judgements and opinions are already created towards the discussed issue and the other countries’ opinions regarding to the issue.
After à to avoid our opinion is in the same line with others’ opinions (most likely to increase the possibility of our statement/opinion being heard).
5. Outcomes of the Meetings
- Jenis:
o Resolution
o Joint statement
o Declaration
o Summary of the chair
o Co-chair’s statement, etc.
- Disetujui oleh seluruh mayoritas delegasi (depends on mandate & RoP)
During a general debate, it is possible to interrupt/deliver a statement regarding to the discussed issue.
Lobbying
Merupakan continous activities
- Dapat berkaitan dengan substansi maupun non-substansi
- Berlangsung secara formal & informal
- Berlangsung pada berbagai tingkat
- Dapat bersifat eksklusif (friends of the chair, interest group, etc.)
Lobbying is all about influence. If we don’t want the next meeting resulting in a charter, we could influence the other delegates not to vote for the charter.
Lobbying doesn’t end in only one meeting; it will continously needed on the next meetings until the purpose is finally reached.
Being a diplomat is a force to be a good lobbyist J
We have to have this ‘opportunity-seeker’ character, not only doing diplomacy in usual, modest ways but also opening our mind to various opportunities we could take.
In the world of diplomacy, everything is already intertwined; they’re no longer separated in sub-topics (economy, social, education, etc.) because regarding to the current global situation, they’re need to be merged. To solve an issue, we could not see it from only one sub-topic but we need to see it from the other sub-topics as well to create a much quicker and better solution. That’s why those sub-topics are merged and discussed altogether to solve an issue.
Conclusions:
- Diplomasi bisa menjadi alat untuk menyampaikan opini kita terhadap issue yang sedang dibahas
- Diplomasi berarti harus bisa me-lobi delegasi-delegasi lain untuk menyikapi suatu issue sesuai dengan sikap yang kita harapkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar