MANAJEMEN RAPAT

 RAPAT EFEKTIF

            Rapat adalah salah satu cara yang dilakukan oleh organisasi atau kelompok dalam menyelesaikan permasalahan untuk mencapai tujuan bersama dengan menggunakan system rapat yang efektif agar masalah yang dibicarakan bisa terselesaikan dengan baik dan bijaksana.

            Rapat efektif adalah system rapat yang mampu menggunakan mekanisme rapat sesuai dengan kebutuhannya masing-msing adapun mekanisme yang dimaksud antara lain sebagai berikut:

1. Waktu

Agar suatu masalah mencapai hasil penyelesaian yang maksimal hendaknya sebelum melakukan rapat orang,kelompok atau organisasi diharapkan untuk melihat situasi dan kondisi apakah memungkinkan untuk mengadakan rapat atau tidak jangan sampai sembarangan dalam menentukan waktu rapat karena dalam rapat orang,kelompok atau organisasi haru focus terhadap masalah yang ingin diselesaikan disesuaikan deangan waktu.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh orang,kelompok atau organisasi dalam menentukan waktu rapat diantaranya :

-          Menentukan hari,tanggal,dan waktu yang pas untuk melakukan rapat misalnya di waktu-waktu libur,waktu senggang, sore hari dan malam hari tentunya dengan menggunakan batasan-batasan waktu yang sewajarnya, karena sejatinya yang diingkan dalam rapat adalah semua peserta bisa hadir dan mengikuti rapat tersebut agar tidak terjadi ketimpangan informasi antar anggota yang hadir dengan yang tidak hadir.

-          Menentukan batasan waktu dalam rapat jangan terlalu cepat dan terlalu lama karena akan mempengaruhi daya kreatif berfikir peserta rapat dalam memberikan kontribusi ide atau dalam memberikan solusi. Adapun batasan waktu yang ideal dalam melakukan rapat adalah minimal 2 jam maximalnya dikondisionlakan dengan kebutuhan pada saat itu.

2. Tempat

Ketenangan dan kedamaian dalam berfikir adalah hal yang sangat diinginkan dalam rapat oleh karena itu dalam melakukan rapat hendaknya menentukan tempat yang kondusif.

Criteria tempat yang efektif untuk di gunakan rapat adalah sebagai berikut ;

-          tidak kotor

-          tidak bising

-          lengkap fasilitasnya seperti : karpet,kursi,dll

3. Agenda

Kita sering menjumpai rapat-rapat yang tidak terarah dan tidak jelas kemana alur pembahsannya itu desebabkan karena tidak adanya agenda yang di buat oleh oarang,kelompok atau organisasi Karena kebanyakan orang menilai bahwa hal ini tidak terlalu urgen tapi nyatanya itu sangat di perlukan oleh karena itu dalam rapat besar maupun rapat kecil diharapkan untuk membuat agenda rapat yang jelas dan tersusun dengan rapi agar tidak terjadi kerancauan alur pembahasan.

4. Perangkat

Rapat akan bisa dilaksanakan dengan maksimal pada saat perangkat rapat bisa berfungsi sesuai dengan fungsinya,diantara perangkat rapat yang dimaksud disini adalah :

-          peserta rapat

-          pimpinan rapat

-          notulen

5. Aturan

Alangkah baiknya pada saat rapat membuat aturan-aturan yang harus diindahkan dan dilaksanakan oleh semua peserta rapat agar pada saat rapat berlangsung tidak terjadi hal-hal yang akan mengganggu jalanya rapat misalnya seperti :

-          membuat forum dibelakang

-          mengaktifkan hp atau alat-alat yang bisa mengganggu konsentrasi peserta rapat

-          perdebatan antar peserta rapat

-          Saling menyalahkan antara yang satu dengan yang lainya/pemotongan karakter

-          Membaca buku,koran dll.

6. Peralatan

Kata bijak mengatakan jika anda ingin didengar maka belajarlah untuk mendengar, masksudnya adalah pada saat orang lain sedang mengutarakan statementnya kita harus bisa menghormati orang tersebut dengan cara mendengarkan sampai selesai apa yang ia utarakan

Agar rapat yang diinginkan bisa efektif hendaknya terlebih dahulu menyediakan beberapa perlatan dibawah ini :

-          pengeras suara (sound system), sejatinya seseorang akan didingerkan pada saat volume suara yang dikeluarkan lantang dan keras karena percuma kita berbicara dengan volume yang kecil kalau nantinya tidak akan didengarkan oleh peserta lainya karena tujuan kita berbicara adalah untuk didengarkan.

-          Media pendukung seperti , buku,kertas,pulpen,papan tulis,kapur,spidol,white board dll, alangkah baiknya pada saat rapat agar apa yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang diharpakan disamping menggunakan volume suara yang cukup lantang dalam mendiskrifsikan suatu masalah maka untuk mentaukidkan dan meningkatkan pemahaman kepada peserta lainya hendaknya mendiskrifsikan masalah tersebut dengan menggunakan perlatan tersebut.